업무 납기 준수의 비법? (직장내 스트레스 줄이기)

제목은 거창하고 딱딱한데, 내용은 실전적인 일상 업무에 아주 간단히 적용할 수 있는 기본적인 내용입니다. 마치 불릿 저널처럼 간단하게 생각을 살짝 바꾸고, 새로운 툴을 장착하면 전체적인 업무가 체계가 잡히고 안정화 될 수 있는 것과 비슷한 맥락입니다.

업무 납기는 왜 지연되는가?

프로젝트던 개인 업무던 간에 납기 준수가 안되는 가장 큰 이유는 문제점을 '너무 늦게' 발견한다는 것

스타트 러쉬(Start Rush)가 답이다.

납기 지연의 원인이 그렇다면 해법은 무엇일까요? 문제점을 '빨리 발견'하는 것입니다. 그러기 위해서 필요한 것이 바로 Start Rush입니다. 새로운 수명 업무가 발생했고 상사(고객사)가 원하는 납기가 1주일이라면, 납기의 정확한 중간지점 50%의 시점까지 업무의 80%를 완성하는 것으로 업무를 진행합니다. 보고서 작성이 주된 업무인 사무직 직원의 경우, 월요일 아침에 지시를 받았다면 적어도 수요일 점심 시간 전까지.. 혹은 상사에 따라 배가 고픈 상태에서는 까칠해지는 경우가 있다면 배가 든든한 식사후 양치질 끝마친 개운한 기분이 드는 타이밍에 중간 보고를 하는 겁니다. 대부분의 사내 보고서의 리스크는 지시사항이 명확하지 않은 점, 혹은 상사가 다소 즉흥적으로 지시했던 부분에 대해 시간이 지남에 따라 방향성을 망각하는 경우에 있습니다. ("내가 언제 그렇게 지시했어?" 류) SSKK(시키면 시키는대로, 까라면 까야하는) 대한민국 평균 직장인은 이럴때 "아니 그때 팀장님께서~~ ㅁㄴㅇㄻㄴㅇㄹㄻㄴㅇㄹ" 라고 항변해 봤자 득이 될 것이 하나도 없습니다. 다행히 합리적이고 똘똘한 상사 밑에서 근무한다면 이런 일이 드물겠지만.. 많은 경우 가장 큰 리스크는 상사 리스크라고 보는게 맞을 겁니다. (혹은 변덕이 죽끓는 클라이언트 리스크) 그래서 중간시점에 반드시 중간보고를 통해 방향성이 맞는지 확인하고 나머지를 진행해야 합니다. 금요일 오전 중에 잘한답시고 '스스로 생각하는 완성본'을 들고 상사에게 보고하면 100의 99확률로 초안도 안되는 꺼리를 들고 왔다고 한참 깨지고 영혼이 탈탈 털린 후에 난감한 금요일 오후를 맞이하게 됩니다. 이러면 둘 중의 하나죠. 주말 특근이거나 납기를 그 다음주로 넘기거나. 피차 스트레스 받는 상황이 전개됩니다. 이런 악순환을 막는 절대비급이 바로 Start Rush, 50/80의 법칙입니다. 납기 50% 시점에 80%의 진척률을 목표로 한다는 것입니다.

Start Rush style과 Last Spurt style

저는 입사 후 사수에게 제일 먼저 배웠던 것이 이 두가지 업무 스타일이었습니다. 처음에는 무슨 말인지 잘 이해를 못했죠. 하지만 시간이 지날수록 많은 사람들이 Last Spurt style로 일한다는 것을 경험적으로 발견할 수 있었습니다. 굳이 내일해도 될 일을 오늘할 필요가 있느냐는 생각을 가진 사람들인데요. 학창시절에 벼락치기 공부가 얼마나 효과적이었냐고 자랑스럽게 얘기하는 사람들 중에 많습니다. 막판 스퍼트 형의 경우엔 앞서 얘기한대로 납기 80% 이상 경과한 시점에 복병이 튀어나올 때 납기를 커버할 대책이 없습니다. 일이 생각대로 순탄하기만 하다면 좋겠지만서도.. 업무가 언제 그렇게 호락호락 하던가요.

자기만의 업무 프로세스, 리듬이 있어야 한다.

아무것도 모르는 신입사원 시절부터 Start Rush 계획을 세우기는 어렵습니다. 자기 역량이 얼마나 되는지 모르고, 업무 스케일을 짐작할 수 없고, 진척률이 얼마나 되는 건지, 이 정도면 상사가 요구하는 수준인 것인지 모든게 블랙박스 안에 있기 때문입니다. 3년차 이상의 직장인이라면 자신만의 업무 스타일이 생기고 반복되는 업무들 속에서 빠르고 효율적인 프로세스를 몸에 익히게 됩니다. 그러면 수명업무가 생기는 즉시 머리 속에 스케쥴링이 가능하고 50% 납기 시점까지 어느 정도 양과 질이 보장되어야 한다는 계산이 서게 되죠. 인정받는 직장인, 프로페셔널 하면서도 여유가 있는 직장인이 되는 비법은 의외로 간단할 수 있습니다. 50/80의 법칙, Start Rush를 개인적인 스타일로 정착시키면 자연스럽게 업무 몰입이 이뤄지고 밀도있는 시간관리가 가능합니다. 초반에 압축하여 진도를 빼놓으면 무시무시한 상사 리스크도 헷징되어 스트레스도 줄어들게 되고 마음의 평화, 자기주도적 업무의 만족감, 상사의 인정 등등 직장 생활의 보람을 느낄수 있게 되지요.

소설같은 얘기라구요? ㅎㅎ 속는 셈 치고 한번 Start Rush를 적용해 보세요. - 혜연

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