엑셀 Excel 드롭다운 목록의 항목 추가하거나 제거하는 방법

엑셀에는 개발도구의 콤보박스 추가 없이 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 드롭다운 목록을 채우는데 사용하는 데이터는 어느 시트에 있던지 연결이 가능합니다. 연결은 셀 영역을 지정하거나 항목 목록의 이름을 지정해도 됩니다. 영역 보다는 이름으로 관리하는 것이 데이터가 변경되었을 때 관리하기 편합니다.

드롭다운을 사용하는 이유는 사용자가 좀더 작업을 편하게 하기 위한 의도도 있지만 잘못 입력하는 것을 막기 위한 목적이 큽니다. 그래서 리본 메뉴 명도 [데이터 유효성 검사]라고 되어 있습니다. 아래 예제에서는 회사명을 선택할 수 있는 목록을 만들고 그 중에 하나를 선택하면 들어가게 만들 것입니다. 오른쪽 회사명 리스트에 있는 값 중 하나가 들어가겠죠.

먼저 드롭다운 목록에 들어갈 데이터의 영역에 이름을 정할 것입니다. 위에서도 이야기 했듯이 셀 영역보다는 이름으로 관리하는 것이 좋습니다. 영역을 선택하고 [수식] 탭의 [정의된 이름] 그룹으로 가서 [이름 정의] 리본 메뉴를 클릭합니다.

이름 정의 팝업창이 뜨면 이름을 입력하고 참조 대상이 맞는지 확인합니다. 그리고 확인 버튼을 눌러 창을 닫습니다.

그럼 회사명이라는 이름이 하나 만들어 졌습니다. 이것은 북마크 명처럼 URL 을 대신하듯이 셀 영역을 대신하게 됩니다. 함수 계산할 때 셀 영역 대신 이름을 집어넣어도 동일하게 취급합니다.

목록 데이터 영역에 이름을 지정하고 난 후 드롭다운을 만들 회사명 열에 영역을 선택합니다. 그리고 [데이터] 탭 > [데이터 도구] > [데이터 유효성 검사] 리본 메뉴를 클릭합니다.

[데이터 유효성] 팝업창에서 유효성 조건 섹션으로 갑니다. 제한 대상을 목록으로 바꾸고 원본 란에 “=회사명” 을 입력합니다. “회사명”은 목록에 들어갈 영역의 이름이죠. 만약 이름을 지정하지 않았다면 셀 영역을 지정해도 됩니다.

데이터 유효성 세팅이 끝나고 창을 닫으면 콤보박스가 안 보일 겁니다. 셀을 선택해야 화살표가 나타나며 클릭하면 회사명 이름에 해당하는 데이터들이 보이게 됩니다. 이제 하나씩 클릭해서 선택하면 셀에 자동 입력이 되는 것이죠.

추가된 목록 수정

만약 목록으로 사용하던 데이터가 더 늘어나면 어떻게 해야 할까요? 회사명 영역을 이름으로 지정해 놓았기 때문에 이름이 참조하고 있는 영역을 수정해 주면 됩니다. [이름 관리자] 리본 메뉴를 클릭해서 팝업창을 띄웁니다.

팝업창에서 “회사명”을 선택하고 편집 버튼을 눌러 참조 대상을 아래 그림과 같이 수정해 주시면 됩니다.

이름의 참조 대상을 수정한 후 회사명 드롭다운을 클릭해 보시면 추가한 회사명이 보입니다. 이렇게 드롭다운에 이름을 지정해 놓으면 이름 정보만 수정해도 간단하게 해결이 됩니다.

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