업무시스템으로 하나로 한정된 그룹웨어만 이용할 필요는 없다고 생각합니다. 찾아보면 시중에는 정말 다양한 소프트웨어가 있으며, 특히 하나의 특화된 서비스를 제공하므로써 효율적인 업무를 돕는 업무용 소프트웨어들이 많기 때문입니다.
최근 변화에 민감한 IT/벤처기업이나 다양한 중소기업에서는 각각의 특장점이 뛰어난 소프트웨어들을 함께 활용하므로써 더욱 효율적인 업무를 진행하기도 합니다. 이 서비스들을 이용하면, 시간과 비용적인 측면에서도 유용합니다. 각 서비스마다 지속적인 업데이트와 고객지원을 제공하기때문에 사용자의 입장에선 더 나은 서비스를 보장받을 수 있습니다.
어쩌면 통일되지 않은 시스템을 이용하므로써 불편함이 있을 수 있습니다. 하지만, 별도의 가입없이 Google 계정으로도 모든 서비스를 이용할 수 있고, 기술적 지원이 가능하다면 서로 연동할 수도 있습니다. 이번 포스팅을 통해 함께 사용하면 업무 효율이 높아지는 비즈니스 툴 6가지를 소개하려 합니다.
1. Gsuite - 업무용 기본 인프라 소프트웨어
Google에서 제공하는 기업용 이메일, 캘린더, 드라이브(스토리지) 등의 협업 서비스입니다.
◎ MS오피스와 같은 워드, 스프레드시트, 프레젠테이션과 유사한 웹문서를 실시간 이용할 수 있습니다.
◎ 동료들과 함께 문서를 작성/편집할 수 있고 공유가 용이합니다.
◎ 웹 설문지(구글폼), 웹사이트 방문 분석 툴 등 기업에서 필요한 다양한 기능들도 있습니다.
◎ 동일한 서비스를 PC, 모바일, 태블릿 등의 다양한 기기로 이용할 수 있습니다.
◎ Gsuite의 기본 요금제는 (1인 월 5달러) 사용자 한명당 30G의 스토리지 용량을 사용할 수 있습니다.
◎ Gsuite의 계정은 구글 서비스뿐 아니라 다양한 소프트웨어를 이용할 수도 있습니다.
2. Docswave - 클라우드 전자결재
Gsuite나 Gmail계정으로 이용할 수 있는 클라우드 전자결재 서비스. 복잡하지 않고 편리한 결재 시스템을 원하는 기업에게 적합합니다.
◎ Google 웹 문서를 포함한 다양한 문서(PDF, HWP, HTML)로 결재할 수 있습니다.
◎ 특히 휴가신청관리, 구매관리, 지출관리 등이 용이합니다.
◎ 최종승인된 문서는 캘린더와 연동되어 자동 일정등록이 가능합니다.
◎ 결재 진행 상황에 대한 알림메세지를 각 담당자에게 이메일로 전달합니다.
◎ 모바일이나 이메일에서도 결재가 가능합니다.
◎ Gsuite에 부족한 기능들(결재, 게시판, 사내연락망)도 제공합니다.
◎ 기본적인 무료(무제한)서비스와 업무자동화 기능이 포함된 프리미엄 서비스(1인 월 3천원)로 구분할 수 있습니다.
3. Jandi - 업무용 커뮤니케이션 메신저
웹기반의 업무용 메신저 서비스로 빠른 업무처리를 돕는 커뮤니케이션 플랫폼을 제공합니다.
◎ 일대일, 팀단위의 커뮤니케이션 플랫폼으로 이용할 수 있습니다.
◎ 프로젝트 채널을 만들어 관련 동료들과 메세지, 파일을 주고 받으며 커뮤니케이션할 수 있습니다.
◎ 회의나 이메일의 불편함을 덜고 더 빠르고 간편한 의사소통이 가능합니다.
◎ PC, 모바일, 태블릿 등 다양한 기기로 이용할 수 있습니다.
◎ 프로젝트 관리 툴인 지라(JIRA), 트렐로(TRELLO) 와 연동하여 이용할 수 있습니다.
◎ 요금제는 무료서비스를 포함해 프리미엄(1인 월 5천원), 엔터프라이즈 서비스로 나뉩니다.
4. Airtable - 업무용 데이터베이스(DB) 관리
엑셀 문서를 이용해 CRM 관리하는 것에 지친 분들을 위한 서비스. 엑셀 또는 스프레드시트의 모습과 유사한 웹기반의 데이터 관리 시스템입니다.
◎ 엑셀과 유사하지만 소프트웨어의 쉽고 간편함이 더해졌습니다.
◎ 고객 CRM, 영업 CRM 또는 프로젝트 개발 관리 툴로 활용할 수 있습니다.
◎ 사용자는 다양하게 제공되는 템플릿 중에 업무 관리에 필요한 것을 선택하여 사용합니다.
◎ 예를 들면, 고객CRM의 경우 Contacts, Type, Product, Deal 등의 탭에 데이터를 입력한 다음, 서로 연동해서 데이터를 확인할 수 있습니다.
◎ 역시 Google 계정으로 이용가능하며, 제한적으로 무료 사용이 가능합니다.
5. Asana - 할일 목록, 업무 일정 관리
개인/팀 단위의 투두리스트 및 프로젝트 일정관리 툴. 협업하기에 편리한 기능과 쉽고 명료한 사용자환경(UI)를 제공합니다.
◎ 내가 해야할 일들을 체크리스트 또는 칸반 기능으로 등록하여 직관적으로 업무를 관리할 수 있습니다.
◎ 동료들과의 협업에도 적합합니다. 해야할 업무를 등록한 후 ‘담당자, 기한일자, 첨부파일’들을 지정등록할 수 있습니다.
◎ 팀단위로도 운영할 수 있어 현재 우리 팀의 업무 진행현황을 파악할 수 있습니다.
◎ 이 역시 Google계정으로도 이용할 수 있습니다.
6. Jira - 개발을 위한 관리 툴
IT 기업이 주로 이용하는 서비스 개발을 위한 프로젝트 관리 툴입니다.
◎ 스크럼 보드, 칸반 보드를 통해 프로젝트 수행을 위한 태스크(task)들을 등록할 수 있습니다.
◎ 등록된 태스크에 ‘담당자, 기한일자, 관련 첨부파일’ 등을 추가로 등록할 수 있습니다.
◎ 작업 진행에 따라 상태를 자유 설정할 수 있고, 변경이력을 확인하거나 코멘트를 남길 수도 있습니다.
◎ 이슈의 변경사항에 대한 알림 메세지를 이메일로 보내줍니다.
◎ 팀별, 개인별 진척도를 확인할 수 있는 보고서 기능이 잘 갖춰져있습니다.
◎ Jira도 Google 계정으로 이용할 수 있습니다.
https://ko.atlassian.com/software/jira
7. Mailchimp - 이메일 마케팅 툴
신규고객을 위한 대량 이메일이나 내부 고객을 위한 정보성 이메일을 보내기 매우 적합한 툴. 활용성에 따라 메일침프(Mailchimp)와 맨드릴(Mandrill)로 이용할 수 있습니다.
◎ 메일침프는 뉴스레터, 홍보성 이메일을 제작할 때 적합합니다. 활용가능한 이미지 파일이 있다면 별도의 코딩없이 직접 eDM을 제작할 수 있습니다.
◎ 맨드릴은 초대 이메일, 고객 정보 안내 메일 등 고객활동에 따라 자동으로 발송해야하는 시스템에 활용할 수 있습니다.
◎ 각 서비스는 리포트 기능이 있어, 홍보이메일에 대한 고객의 반응을 알 수 있습니다.
◎ 메일침프는 이메일 등록 수가 2000건 미만인 경우, 무료로 이용할 수 있습니다.
◎ 그러나 이메일 등록 수나 월간 전송횟수 등에 제한을 두기때문에 장기적으로는 유료로 이용해야하는 서비스입니다.
◎ 홍보메일을 수신거부한 고객을 등록해주기 때문에 다음에 중복 발송하지 않도록 도와줍니다.
◎ 한국 서비스가 아니어서 서비스에 대한 사용자 후기나 자세한 사용법의 확인이 필요합니다.
※ 다른 팁도 궁금하다면, http://blog.docswave.com/tips/ 를 확인하세요!
